Ingin Persiapan PMB Lancar? Pihak Kampus Perlu Siapkan 6 Hal Ini

Ilustrasi Calon Mahasiswa. Sumber Gambar: Andrea Piacquadio/Pexels

Tidak terasa sebentar lagi kita akan memasuki masa-masa penerimaan mahasiswa baru. Kegiatan ini dinilai sangat penting bagi pihak kampus untuk mendapatkan mahasiswa yang berpotensi dan unggul dengan jumlah yang mencukupi untuk setiap pembukaan pendaftarannya.

Maka dari itu, diharapkan setiap tahunnya perguruan tinggi perlu menyiapkan berbagai persiapan agar proses penerimaan mahasiswa baru ini bisa berjalan lancar dan sesuai kebutuhan yang telah direncanakan. Pastinya pihak kampus juga melakukan beberapa agenda selama berjalannya proses penerimaan mahasiswa baru. Mulai dari pembentukan panitia, rapat untuk persiapan PMB, dan sederetan seleksi masuk untuk menyaring calon mahasiswa. 

Dalam satu tahun setidaknya pihak kampus membuka dua kali pendaftaran yaitu Semester Ganjil dan Semester Genap. Pada semester, pihak kampus akan membuka pendaftaran mahasiswa baru untuk program Sarjana, Magister dan Doktoral. Sedangkan Semester Genap biasanya hanya dibuka untuk program Magister dan Doktor.

Maka dari itu, untuk mendapatkan calon mahasiswa yang unggul dan berkualitas, pihak kampus perlu mempersiapkan pelaksanaan PMB dengan sebaik-baiknya. Terus, kira-kira pihak kampus harus persiapan apa saja dalam pelaksanaan PMB ini? Langsung saja kita simak yuk!

1. Membentuk Tim Khusus Persiapan PMB

Pelaksanaan Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) bagaikan hajat besar yang dilaksanakan setiap tahunnya oleh pihak kampus. Pastinya pelaksanaan PMB akan menjadi salah satu agenda yang bakal dinanti-nanti oleh mahasiswa baru sebelum akhirnya mereka mendapatkan kampus yang dituju. Setiap perguruan tinggi diharapkan dapat segera membentuk tim khusus untuk Penerimaan Mahasiswa Baru. Pembentukan tim ini sangat penting sebab apabila selama pelaksanaan PMB nantinya ada kendala maka calon mahasiswa bisa menanyakan langsung kepada panitia. Kalau panitianya tidak segera dibentuk, terus nanti pendaftarnya bingung dong mau nanya ke siapa?

Baca juga: Ini Lho Perbedaan SNBP, SNBT, dan Seleksi Mandiri 2023 Ini!

2. Melakukan Rapat Teknis untuk Persiapan PMB

Setelah panitia terbentuk maka pihak kampus akan segera melakukan rapat teknis perihal persiapan Penerimaan Mahasiswa Baru. Rapat teknis ini akan membahas banyak hal yang berkaitan dengan Penerimaan Mahasiswa Baru. Mulai dari timeline pendaftaran mahasiswa baru beserta deadline, kira-kira akan dibuka dalam berapa gelombang, skema pendaftaran, jalur masuk apa saja yang Penerimaan Mahasiswa Baru.

Selain itu, pihak kampus juga perlu mematangkan kira-kira program studi apa saja yang akan dibuka (apakah nantinya akan ada usulan program studi baru yang akan ditawarkan kepada calon mahasiswa), informasi kuota dan daya tampung, akreditasi program studi, penentuan penanggung jawab untuk Contact Person, informasi biaya pendaftaran maupun biaya pendidikan dan seleksi masuk (jika pihak perguruan tinggi yang bersangkutan menghendaki adanya seleksi dalam Penerimaan Mahasiswa Baru nanti). 

Semua akan dimatangkan dalam rapat teknis ini agar tidak ada keraguan dari calon mahasiswa selaku pendaftar nanti. 

3. Menetapkan Kuota Penerimaan Mahasiswa Baru

Bicara soal kuota Penerimaan Mahasiswa Baru, setiap tahunnya pihak kampus memiliki kewenangan untuk menentukan berapa banyak daya tampung yang akan dibuka dalam pendaftaran nanti. Data kuota dan daya tampung ini akan menjadi salah satu faktor penentu calon mahasiswa dalam memetakan peluang masuk sesuai dengan jurusan yang mereka pilih. Jangan sampai pihak perguruan tinggi memberikan perkiraan yang salah soal daya tampung ini.

Dalam penentuan jumlah daya tampung setiap program studi, pihak perguruan tinggi harus memiliki dasar pertimbangan tertentu. Misalnya dalam kondisi lapang, jumlah mahasiswa yang aktif dan ketersediaan dosen yang memadai maka dengan data ini program studi berhak untuk menentukan banyak sedikitnya daya tampung tersebut. Secara ideal, proporsi mahasiswa dengan tenaga pengajar memiliki besaran 1:30 untuk program studi rumpun Sosial Humaniora dan 1:20 untuk program studi Saintek. Maka dari itu, panitia PMB perlu memperhatikan komposisi ini sebagai acuan sebelum membuka Penerimaan Mahasiswa Baru.

4. Mempersiapkan Materi Promosi PMB dengan Baik

Salah satu indikator keberhasilan PMB bagi pihak perguruan tinggi adalah terserapnya informasi soal perguruan tinggi bagi calon pendaftar secara menyeluruh. Maka dari itu, untuk menarik minat calon mahasiswa baru yang ingin mendaftar di perguruan tinggi, pihak kampus perlu gencar untuk melakukan promosi berupa brosur, pamflet, dan sosialisasi kepada calon mahasiswa. 

Tapi dalam membuat materi promosi yang baik terkait Penerimaan Mahasiswa Baru, pihak kampus perlu memperhatikan beberapa hal. Mulai dari komposisi desain, struktur konten, beserta poin-poin apa saja yang ingin disampaikan dalam media promosi. Desain yang menarik akan membuat calon mahasiswa baru tertarik dengan konten promosi yang disajikan. Poin-poin yang ringkas juga membuat calon pendaftar bisa menangkap informasi yang disampaikan dalam media promosi.

5. Melakukan Promosi di Sekolah-sekolah Maupun Online

Konten promosi sudah dibuat, pihak perguruan tinggi perlu gencar untuk melakukan sosialisasi terkait Penerimaan Mahasiswa Baru di beberapa platform. Sekarang ini, pihak kampus nggak perlu bingung-bingung lagi buat melakukan promosi. Tinggal pilih saja, ingin memanfaatkan media promosi secara online ataupun offline. Kalau online, pihak kampus perlu menyediakan konten-konten promosi, platform media sosial, website resmi, memiliki contact person yang bisa dihubungi dan informasi lain yang mendukung kegiatan promosi Penerimaan Mahasiswa Baru. 

Media sosial dinilai masih diminati oleh banyak calon mahasiswa yang notabene berasal dari generasi Z. Inilah sebabnya media sosial masih sangat cocok bila digunakan untuk melakukan kegiatan promosi pendaftaran baru. Calon mahasiswa baru biasanya mengumpulkan informasi yang tersedia dari media sosial yang tersedia. Informasi itulah yang akan memudahkan mereka terpikat dengan kampus yang akan dituju.

Pihak kampus bisa mencoba berbagai portal media sosial, mulai dari Facebook Ads, Instagram, Twitter, Tiktok, dan media lainnya. Yang jelas, seluruh pendaftaran yang berasal dari media sosial tersebut akhirnya harus bermuara pada satu wadah informasi, misalnya saja melalui website.

6. Menyiapkan Alur Pendaftaran

Yang paling penting adalah pihak kampus perlu menyiapkan alur pendaftaran bagi calon mahasiswa baru. Soal alur pendaftaran ini perlu digodok dan harus benar-benar matang agar pendaftar tidak kebingungan dan bertanya disana-sini. Tentunya tidak mau kan kalau alur pendaftarannya ribet dan membuat calon pendaftar jadi bingung? 

Pastikan untuk membuat alur pendaftaran yang mudah dipahami oleh calon mahasiswa sehingga pihak kampus juga mudah dalam melakukan perekapan data. Dalam proses Penerimaan Mahasiswa Baru, pihak kampus bisa melakukannya dengan berbagai cara. Misalnya pendaftaran bisa dilakukan dengan on the spot, melakukan pendaftaran pada media sosial dengan menyertakan tautan kepada calon mahasiswa.

Agar lebih memudahkan, pihak panitia PMB bisa menerapkan layanan One Day Services sehingga alur pendaftaran bisa dilakukan hanya dalam sehari saja. Disini panitia PMB bisa langsung menentukan apakah lulus dalam proses seleksi atau perlu dilakukan seleksi dulu berupa tes yang diselenggarakan oleh panitia PMB. 

Baca juga : Begini Cara Cek Akreditasi Kampus Beserta Program Studinya!

Nah, jadi gimana? Sudah tahu kan apa saja yang perlu dipersiapkan oleh panitia PMB dalam mempersiapkan penerimaan mahasiswa baru. Dengan menerapkan langkah-langkah di atas, pihak kampus akan semakin matang dalam melakukan persiapan penerimaan mahasiswa baru.

By Reyvan Maulid | UMN News Service

Kuliah di Jakarta untuk jurusan program studi Informatika| Sistem Informasi | Teknik Komputer | Teknik Elektro | Teknik Fisika | Akuntansi | Manajemen| Komunikasi Strategis | Jurnalistik | Desain Komunikasi Visual | Film dan Animasi | Arsitektur | D3 Perhotelan , di Universitas Multimedia Nusantara. www.umn.ac.id