Maba Wajib Tahu, 10 Etika Kirim Tugas ke Dosen Melalui Email

Dahulu mahasiswa ketika mengumpulkan tugas kuliah dari dosen harus tulis tangan dan harus datang ke kampus. Capek, sudah pasti apalagi berkutat soal waktu kalau kamunya terburu-buru dalam menyelesaikannya. Tapi lain halnya di zaman sekarang kawan, justru mahasiswa sudah diuntungkan dengan adanya kemajuan teknologi. Apalagi masa pandemi 2 tahun belakangan ini membuat hubungan antara dosen pengampu mata kuliah dengan mahasiswa menjadi terbatas. Jadi, jalan satu-satunya ya dengan mengumpulkan tugas melalui online. Selain karena lebih mudah juga dinilai efisien bagi mahasiswa karena tidak membutuhkan waktu yang lama.

Perpindahan kebiasaan dari mengumpulkan tugas secara langsung dengan cara yang biasa ke cara online membuat mahasiswa kebingungan. Pasalnya, mengirimkan tugas kuliah melalui email memang kelihatannya mudah, tapi bisa jadi sulit juga kawan. Apalagi mahasiswa baru terkadang kesulitan terkait dengan bagaimana cara mengirimkan tugas ke dosen melalui email. Jadi dalam mengumpulkan tugas juga tetap ada etikanya teman. Agar tugas kuliah kita sudah terdeteksi approved dan masuk ke notifikasi dosen sehingga dianggap sudah mengumpulkan. Pastikan mahasiswa UMN perhatikan dengan baik cara-cara berikut ya! Jangan lupa dipraktikkan juga, oke.

Perhatikan Ketentuan Pengumpulan Tugas

Hal pertama yang perlu kalian perhatikan sebelum mengumpulkan tugas sesuai dengan ketentuan. Ingat, dosen biasanya tidak akan menerima tugas kamu walaupun memang sudah mengumpulkan. Jadi sebelum mengumpulkan tugas melalui email, pastikan kamu sudah baca ketentuan pengumpulan tugasnya ya kawan. Meskipun sepele namun penilaian tugas juga menjadi salah satu indikator penting apakah kamu dinyatakan lulus atau tidak untuk mata kuliah yang memberikan tugas tersebut. Berikut adalah hal-hal yang perlu kamu pastikan:

• Pertama, pastikan kamu sudah mengumpulkan tugas sesuai requirements yang diberikan oleh dosen saat di kelas. Biasanya arahan dosen sudah jelas mulai dari tugasnya dikumpulkan melalui media apa, bentuknya paper/makalah/esai/review atau bentuk lain. Apakah ada format khusus misalnya dari jumlah kata, ketentuan format penulisan dan lain-lain. Jadi, hal ini adalah hal mendasar yang harus dipahami oleh mahasiswa baik sebelum mengerjakan tugas maupun yang akan mengumpulkan tugas.
• Pastikan kamu sudah memiliki akun email untuk pengiriman tugasnya. Biasanya aplikasi yang disarankan untuk mengirim tugas adalah Gmail maupun Google Classroom.
• Pastikan juga alamat email yang kamu punya mudah dikenali oleh dosen. Jangan sampai alamat email membuat dosen kamu jadi pusing dan kebingungan bacanya sebelum diperiksa tugasnya. Bisa-bisa kamu jauh dari pantauan dosen alias di-“skip”. Hmmm jangan sampai deh.

Baca juga : Akreditasi dan Keunggulan Kuliah di UMN

Buka Email Pribadi

Sudah punya email? Kalau sudah, silahkan login menggunakan username dan password yang sudah kamu buat. Kamu bisa mulai membuka Gmail di browser PC ataupun smartphone. Senyamannya kamu ya kawan. Setelah itu, masukkan email atau nomor ponsel untuk keperluan login. Kemudian klik Next untuk melanjutkan ke proses berikutnya. 

Setelah itu, masukkan password atau kata sandinya. Kalau sudah berhasil masuk ke akun Gmail kamu, kemudian klik Compose atau Tulis Email. Nanti akan muncul di sebelah kanan bawah ada kotak bertuliskan Pesan Baru atau New Message.

Sertakan Email Tujuan

Jika berhasil untuk menuliskan pesan baru di email, kalian bisa perhatikan bagian-bagian yang ada di email tersebut. Dalam artikel ini, kita akan bahas satu-persatu terkait bagian-bagiannya. Dimulai dari ada kolom kepada atau To, kolom Subjek atau Subject, body email dan lain-lain. Kita mulai dengan mengisikan alamat email tujuan yang akan kita kirimkan. Dalam kasus ini, kita akan mengirimkan tugas kuliah ke dosen pengampu mata kuliah. Alamat tersebut kita tujukan pada kolom “Kepada” yang ada di email teman-teman. Hati-hati dalam menuliskan alamat email. Pastikan jangan sampai salah menulis email orang lain karena bisa saja akan salah sasaran juga. 

Isi Subjek Email 

Setelah menuliskan alamat email yang dituju, langkah selanjutnya kita mulai isi subjek emailnya. Pastikan benar-benar sesuai ya alamat email yang dituju. Jika alamatnya salah silahkan diulangi lagi poin ketiga sampai alamat emailnya sudah tepat. Fun factnya, seringkali mahasiswa mengabaikan kolom subjek email ini. Mungkin selama ini dianggapnya sepele jadi mau diisi atau nggak itu bebas. Padahal kolom subjek sangatlah penting untuk mengetahui apa tujuan sang pengirim mengirimkan email. Apabila tugas sudah kamu kirimkan namun dalam subjek email kosong alias tidak terisi, terkadang dosen enggan menerima tugas kita. Jadi jangan sekali mengosongkan bagian subjek email ini teman-teman.

Biasanya dosen sudah menentukan subjek pengiriman hingga nama file apa yang harus mahasiswa tuliskan. Mohon untuk diikuti aturan yang diberikan oleh dosen ketika di kelas agar tugas kamu bisa diterima oleh dosen. Lantas apabila dosen tidak memberikan format pengumpulannya bagaimana kak? Paling tidak kamu jabarkan di subjek email. Tidak perlu panjang-panjang, singkat saja. Apabila panjang maka bisa dilampirkan di bagian body email. Berikut adalah format pengumpulan yang seringkali digunakan:

Tugas Nama Mata Kuliah – Materi atau Topik Mata Kuliah yang Ditugaskan – Nama Mahasiswa – NIM – Kelas – Jurusan

Contoh: Tugas Akuntansi Biaya – Akuntansi Perusahaan Dagang – Alyssa Veronica – 1645040504 – Akuntansi Kelas P

Dengan menggunakan format subjek email seperti ini, dosen akan segera merespon pesan kamu dan menandakan bahwa tugas kamu sudah diterima oleh dosen. Jadi jangan sepelekan subjek email ya kawan.

Mengisi Body Email

Setelah menuliskan subjek email, kita masuk ke pengisian body email. Body email berisi pesan penegasan terhadap email yang nantinya kamu kirimkan. Kamu bisa memulainya dengan menggunakan kata sapaan dan salam kepada dosen di bagian awal. Kemudian menjelaskan maksud dan tujuan email tersebut dikirim. Terakhir, kamu bisa lampirkan tugas kamu di bagian yang telah disediakan. Berikut adalah contoh format body email untuk pengumpulan tugas:

Selamat Pagi, Bapak …

Perkenalkan saya Reyvan Maulid dengan NIM 1645040504, mahasiswa Akuntansi Kelas P angkatan 2016. Berikut saya lampirkan tugas Akuntansi Perusahaan Dagang pada Mata Kuliah Akuntansi Biaya sesuai dengan ketentuan yang bapak berikan minggu lalu. Mohon ditinjau lampiran tugas yang telah saya kirimkan dalam bentuk dokumen doc. Terima kasih Pak.

Dengan memberikan informasi yang jelas pada badan email menandakan mahasiswa tersebut memang niat untuk mengumpulkan tugas. 

Melampirkan File

Subjek email dan badan  email sudah dilengkapi maka langkah selanjutnya adalah melampirkan file tugas yang kamu ingin kirimkan kepada dosen. Perlu diingat ada dua cara yang bisa kamu lakukan untuk melampirkan file. Ada cara melampirkan dokumen file yang berukuran kecil dan berukuran besar. Berikut adalah penjelasannya:

Ukuran Kecil

• Jika file tugas kuliah kamu berukuran kecil maka kamu bisa mengikuti cara berikut:
• Klik bagian attachment atau lampiran seperti contoh di bawah ini
• Silahkan pilih file atau dokumen tugas kuliah yang ingin kamu kirimkan
• Apabila tugas yang dikirimkan nantinya lebih dari 1 dokumen maka bisa klik kembali bagian attachment atau lampiran dan pilih dokumen lainnya untuk dikirim

Ukuran Besar

Jika file tugas kuliah kamu berukuran kecil maka kamu bisa mengikuti cara berikut:

• Klik Insert From Drive atau bisa juga sisipkan file menggunakan Drive yang ada di bagian bawah.
• Setelah itu, kamu bisa pilih dokumen yang sudah disiapkan pada Google Drive
• Klik pilih atau Select

Note: ketika kamu ingin mengirimkan tugas dengan file berukuran besar, sebisa mungkin untuk digabungkan dalam bentuk format .rar atau .zip. Hal ini akan memudahkan dosen untuk melakukan pengecekan tugas mahasiswanya.

Cek Kembali Sebelum Dikirim

Apabila semuanya sudah siap, jangan lupa untuk cek semuanya sebelum dikirim. Mulai dari penulisan subjek email apakah sudah sesuai dengan ketentuan, apakah body emailnya benar-benar sudah terisi atau belum, apakah lampiran filenya sudah lengkap? Pastikan semua sudah dicek dan tidak ada kekurangan. Jangan sampai salah pilih file, apalagi kesalahan pengiriman karena adanya dua file yang duplikasi.

Kirim Email 

Setelah dokumen yang kamu periksa memang sudah benar maka kamu bisa langsung untuk mengirimkan pesan dengan klik Kirim atau Send. Tunggu prosesnya sampai benar-benar terkirim.

Pastikan Email Sudah Terkirim

Setelah email terkirim, jangan langsung menutup akun Gmail kamu kawan. Kamu harus pastikan bahwa dokumen yang kamu kirimkan benar-benar terkirim. Cara memastikannya adalah dengan melihat kolom Sent atau Pesan Terkirim. Apabila dokumen yang sudah kamu kirimkan ini ada di kolom tersebut maka sudah aman. Tapi, apabila dokumen yang kamu kirim ternyata masuk di kotak keluar berarti dokumen tugas kuliah kamu memang belum terkirim. Jangan panik temen-temen. Kamu bisa refresh sesekali sampai statusnya berubah dari kotak keluar ke pesan terkirim. 

Konfirmasi ke Penerima Email 

Semua langkah pengiriman tugas kuliah melalui Email sudah dilakukan. Saatnya kamu mulai untuk melakukan konfirmasi kepada dosen pengampu yang bersangkutan selaku penerima email. Jangan lupa untuk menghubungi dosennya secara langsung melalui Chat ya bahwa kamu sudah mengirimkan tugas sesuai dengan arahan. Adanya konfirmasi ini penting karena dosen nantinya akan cek kelengkapan tugas kalian. 

Baca juga : Lanjut S2 di UMN dengan Beasiswa

Semoga panduan mengirim tugas kuliah melalui Email ini bisa kamu pahami ya rekan UMN. Lama-lama nantinya akan terbiasa ketika kamu mendapatkan tugas dan mengirimkannya melalui Email. Untuk teman-teman yang tertarik ingin melanjutkan kuliah di UMN bisa langsung aja bergabung lewat umn.ac.id yaa. 

By Reyvan Maulid

Kuliah di Jakarta untuk jurusan program studi Informatika | Sistem Informasi | Teknik Komputer | Teknik Elektro | Teknik Fisika | Akuntansi | Manajemen| Komunikasi Strategis | Jurnalistik | Desain Komunikasi Visual | Film dan Animasi | Arsitektur | D3 Perhotelan , di Universitas Multimedia Nusantara. www.umn.ac.id