Rekomendasi Software Penggajian Terbaik untuk HRD

Payroll Untuk Sistem Gaji Karyawan (Source : Freepik)

Mengelola payroll secara manual sering kali menjadi tantangan besar bagi tim HR dan finance. Proses perhitungan gaji, tunjangan, lembur, hingga potongan pajak membutuhkan ketelitian ekstra, sementara kesalahan sekecil apa pun bisa menimbulkan masalah serius, mulai dari ketidakpuasan karyawan hingga risiko sanksi hukum.

Terlebih lagi, perusahaan dengan jumlah karyawan yang terus bertambah akan menghadapi kompleksitas administrasi yang semakin tinggi jika masih mengandalkan spreadsheet atau pencatatan manual.

Di era digital, penggunaan software payroll hadir sebagai solusi penting untuk mengatasi tantangan tersebut. Dengan sistem yang terotomatisasi, perusahaan dapat mengelola gaji pokok, perhitungan PPh 21, iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, pembayaran THR, hingga lembur dengan cepat, akurat, dan sesuai regulasi.

Hal ini tidak hanya membantu meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga meminimalisasi risiko human error yang sering terjadi dalam proses manual.

Tren adopsi software payroll di Indonesia juga semakin meningkat seiring kesadaran perusahaan terhadap efisiensi dan kepatuhan hukum.

Menurut riset DataIndonesia tahun 2023, lebih dari 60% perusahaan di Indonesia sudah mulai mengadopsi HRIS (Human Resource Information System), termasuk modul payroll, untuk menunjang operasional SDM mereka.

Hal ini menunjukkan bahwa digitalisasi penggajian bukan lagi sekadar pilihan, melainkan kebutuhan strategis bagi perusahaan dari skala UMKM hingga enterprise.

Daftar Rekomendasi Software Payroll Terbaik di Indonesia

Berikut adalah beberapa pilihan rekomendasi software payroll terbaik yang dapat membantu perusahaan Anda mengelola penggajian dengan lebih efisien dan akurat:

1. Mekari Talenta

Mekari Talenta merupakan software human capital management HCM dan payroll berbasis cloud yang sudah banyak digunakan perusahaan di Indonesia.

Solusi ini hadir dengan fitur lengkap, mulai dari administrasi karyawan, penggajian otomatis, hingga manajemen performa. Tidak hanya itu, Mekari Talenta selalu mengikuti peraturan ketenagakerjaan dan perpajakan terbaru di Indonesia.

Fitur:

• Otomatisasi penggajian bulanan.
• Manajemen BPJS Kesehatandan BPJS Ketenagakerjaan.
• Perhitungan otomatis PPh 21sesuai regulasi di Indonesia
• Pengelolaan THRdan lembur.
• Slip gaji digital yang aman dan mudah diakses.
• Integrasi dengan absensi online.

Kelebihan:

• Antarmuka (UI) ramah pengguna.
• Dukungan penuh terhadap regulasi lokal Indonesia.
• Mobile friendlydengan aplikasi karyawan.
• Telah dipercaya oleh banyak perusahaan nasional.

Kekurangan:

• Harga paket lanjutan bisa lebih tinggi untuk fitur enterprise.

2. ADP Workforce Now

ADP Workforce Now adalah salah satu software payroll dan HR paling besar secara global. Platform ini banyak digunakan oleh perusahaan enterprise untuk mengelola gaji, kepatuhan pajak, hingga administrasi karyawan dalam skala besar.

Fitur:

• Payrollotomatis dengan multi-currency dan multi-country support.
• Laporan pajak otomatis dan kepatuhan dengan berbagai regulasi global.
• Integrasi dengan HRIS dan talent management.

Kelebihan:

• Cocok untuk perusahaan skala besar dan multinasional.
• Mendukung payrolllintas negara.
• Fitur lengkap HR end-to-end.

Kekurangan:

• Kurang cocok untuk UMKM karena harga cukup tinggi.
• Implementasi awal bisa rumit.
• Supportregulasi lokal Indonesia terbatas.

3. Paylocity

Paylocity adalah software payroll dan HR berbasis cloud yang populer di Amerika Serikat. Solusi ini dirancang untuk perusahaan menengah yang menginginkan integrasi payroll, HR, dan karyawan dalam satu platform.

Fitur:

• Payrollotomatis dengan laporan komprehensif.
• Modul HRIS termasuk absensi, benefit, dan rekrutmen.
• Employee self-serviceuntuk slip gaji dan cuti.

Kelebihan:

• Antarmuka modern dan user-friendly.
• Terintegrasi dengan banyak sistem HR lain.
• Fokus pada employee engagementmelalui fitur portal karyawan.

Kekurangan:

• Tidak mendukung penuh regulasi perpajakan Indonesia.
• Harga relatif mahal untuk perusahaan kecil.
• Lebih relevan untuk pasar AS.

4. Papaya Global

Papaya Global adalah platform payroll internasional berbasis cloud yang fokus pada perusahaan multinasional. Dengan sistem global payroll, perusahaan bisa mengelola gaji karyawan dari berbagai negara dalam satu dashboard.

Fitur:

• Payrollglobal dengan multi-currency.
• Kepatuhan pajak otomatis di lebih dari 160 negara.
• Laporan payroll real-time berbasis cloud.

Kelebihan:

• Cocok untuk perusahaan dengan karyawan lintas negara.
• Dashboardmodern dan mudah digunakan.
• Menyediakan layanan employer of record(EOR).

Kekurangan:

• Biaya tinggi untuk perusahaan kecil.
• Fitur pajak Indonesia tidak spesifik.
• Butuh waktu adaptasi untuk tim HR lokal.

5. Knit Payroll

Knit Payroll adalah software payroll modern asal Kanada yang fokus pada otomasi dan kemudahan penggunaan. Cocok untuk bisnis kecil hingga menengah yang ingin penggajian lebih cepat dan tanpa error.

Fitur:

• Payrollotomatis dengan slip gaji digital.
• Laporan pajak otomatis untuk kepatuhan di Kanada.
• Employee self-service

Kelebihan:

• Sangat user-friendly.
• Cocok untuk perusahaan kecil hingga menengah.
• Proses payrollcepat dan minim error.

Kekurangan:

• Hanya relevan untuk regulasi Kanada.
• Integrasi HR terbatas.
• Tidak mendukung regulasi Indonesia.

6. Jibble

Jibble adalah software global yang populer untuk manajemen waktu kerja dan absensi, dengan fitur integrasi ke payroll. Cocok digunakan oleh perusahaan dengan tim remote atau kerja jarak jauh.

Fitur:

• Pelacakan waktu kerja dan absensi online.
• Integrasi ke sistem payroll.
• Aplikasi mobile untuk karyawan remote.

Kelebihan:

• Sangat cocok untuk tim jarak jauh.
• Aplikasi mobile intuitif dan mudah digunakan.
• Mendukung integrasi dengan berbagai platform

Kekurangan:

• Modul payrolltidak spesifik untuk regulasi Indonesia.
• Perhitungan pajak lokal tidak tersedia.
• Fokus utama lebih ke absensi daripada payroll.

7. Zoho Payroll

Zoho Payroll merupakan bagian dari ekosistem Zoho yang lebih besar, menyediakan layanan penggajian dasar.

Meski berbasis India, software ini dapat menjadi pilihan bagi perusahaan yang sudah menggunakan aplikasi Zoho lainnya.

Fitur:

• Payrolldasar untuk perhitungan gaji.
• Integrasi dengan Zoho People dan Zoho Books.
• Slip gaji onlinedan laporan sederhana.

Kelebihan:

• Terintegrasi dengan ekosistem aplikasi Zoho.
• Cocok untuk perusahaan yang sudah menggunakan produk Zoho.
• Mendukung multi-platform(web dan mobile).

Kekurangan:

• Tidak mendukung regulasi ketenagakerjaan Indonesia.
• Fitur pajak lokal tidak tersedia.
• Kurang relevan untuk perusahaan yang hanya beroperasi di Indonesia.

Tips Memilih Software Payroll yang Tepat

Dengan banyaknya pilihan software payroll di pasaran, penting bagi perusahaan untuk tidak sekadar memilih berdasarkan popularitas atau harga.

Berikut adalah beberapa tips yang bisa dijadikan panduan agar Anda mendapatkan software payroll yang sesuai dengan kebutuhan bisnis:

1. Pastikan sesuai dengan regulasi Indonesia

Salah satu aspek terpenting adalah kepatuhan terhadap aturan lokal. Software payroll yang baik harus dapat:

• Menghitung PPh 21secara otomatis sesuai tarif pajak terbaru.
• Mendukung pengelolaan iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan.
• Mengakomodasi pembayaran THRdan lembur sesuai ketentuan pemerintah.

Jika software tidak sesuai regulasi, perusahaan berisiko terkena kesalahan perhitungan gaji hingga sanksi administrasi.

2. Pilih software dengan dukungan lokal dan akses mobile

Dukungan lokal sangat penting karena kebutuhan payroll di Indonesia berbeda dengan negara lain. Dengan adanya customer support lokal, perusahaan bisa lebih mudah menyelesaikan kendala teknis maupun pertanyaan terkait regulasi.

Selain itu, pastikan software memiliki aplikasi mobile agar karyawan dapat dengan mudah mengakses slip gaji, mengajukan cuti, atau melihat detail payroll kapan pun dibutuhkan.

3. Pertimbangkan integrasi dengan sistem absensi dan HR lainnya

Payroll tidak bisa berdiri sendiri. Ia erat kaitannya dengan data absensi, cuti, dan lembur karyawan. Oleh karena itu, pilih lah software yang:

• Dapat terintegrasi dengan sistem absensi online.
• Mendukung modul HRIS lainseperti manajemen karyawan dan evaluasi kinerja.
• Memiliki dashboard terpusat untuk memudahkan pengelolaan data SDM.

Integrasi ini akan mengurangi duplikasi data dan meningkatkan efisiensi kerja tim HR maupun finance.

4. Evaluasi biaya langganan dan kemudahan penggunaan

Software payroll yang tepat bukan hanya soal fitur, tapi juga biaya dan usability. Pertimbangkan:

• Apakah biaya langganan sesuai dengan anggaran perusahaan?
• Apakah ada paket fleksibel untuk UMKM hingga enterprise?
• Seberapa mudah softwaredigunakan oleh tim HR tanpa pelatihan intensif?

Jangan lupa menghitung return on investment (ROI): software yang terlihat mahal di awal bisa jadi lebih hemat dalam jangka panjang karena mengurangi kesalahan perhitungan dan mempercepat proses administrasi.

Kesimpulan

Mengelola penggajian karyawan dengan cara manual tidak hanya memakan waktu, tetapi juga rawan terjadi kesalahan yang dapat berdampak besar bagi perusahaan maupun karyawan.

Di sinilah software payroll berperan penting, yakni memberikan solusi yang lebih cepat, akurat, dan efisien dalam perhitungan gaji, tunjangan, BPJS, PPh 21, THR, hingga lembur.

Dengan sistem yang terotomatisasi, tim HR dan finance bisa lebih fokus pada strategi pengembangan SDM, bukan sekadar urusan administrasi.

Untuk perusahaan di Indonesia, Mekari Talenta menjadi pilihan paling direkomendasikan. Selain memiliki fitur payroll yang lengkap dan mudah digunakan, Mekari Talenta juga sepenuhnya mengikuti regulasi ketenagakerjaan serta perpajakan Indonesia.

Dukungan lokal dan antarmuka yang ramah pengguna menjadikan Mekari Talenta solusi ideal, baik untuk UMKM yang baru berkembang maupun perusahaan enterprise dengan kebutuhan kompleks.

Meski demikian, software payroll lain seperti GajiHub, LinovHR, Catapa, Gadjian, Jibble, hingga Zoho Payroll tetap bisa menjadi alternatif, tergantung kebutuhan dan skala bisnis Anda.

Kuncinya adalah memahami kebutuhan spesifik perusahaan, apakah lebih fokus pada kemudahan penggunaan, integrasi HR, atau fleksibilitas biaya langganan.

Dengan memilih software yang tepat, proses penggajian dapat berjalan lebih lancar, transparan, dan mendukung pertumbuhan bisnis jangka panjang.